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Wir leben in einer Zeit, in der Technik und Digitalisierung aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken sind. Begriffe wie Scannen, Faxen, Skypen oder Downloaden sind längst keine Fremdwörter mehr und auch das papierlose Büro ist in der heutigen Zeit ein Standard bei umweltbewussten, renommierten Unternehmen geworden.

Doch nicht nur im Gewerbe, auch für Endverbraucher lässt sich der Alltag kaum noch ohne digitale Techniken gestalten. Sei es für Online-Bewerbungen, Zahlungen im Internet, die Bildbearbeitung oder Archivierung wichtiger Unterlagen auf einer Festplatte, immer häufiger müssen Sie Dokumente digitalisieren und somit Ihre Daten auf externe oder interne Speicher übertragen.

Welches Gerät passt am Besten?

Für die Datenerfassung wird eine Hardware benötigt. Am besten eignen sich Scanner, um beispielsweise amtliche Dokumente sauber und unverpixelt auf den Bildschirm bringen zu können. Möchte man keine Dokumente, sondern beispielsweise nur eine Visitenkarte oder einen Restaurantbeleg digitalisieren, eignet sich hierfür auch die Smartphone-Kamera.

Neben den reinen Scannern gibt es sogenannte „Multifunktionsgeräte“, die neben dem Scannen auch Drucken und Kopieren können. Diese Geräte eignen sich für den privaten Gebrauch, wenn man gelegentlich für die Datenerfassung Dokumente digitalisiert. Vorteilhaft ist außerdem, dass sie je nach Qualität und Umfang auch bereits relativ preisgünstig zu erwerben sind und qualitativ dennoch eine befriedigende bis gute Auflösung haben, so dass sich vorzeigbare Dokumente digitalisieren lassen.

Anders als im privaten Haushalt ist es im papierlosen Büro. Hier wird vor allem ein Gerät benötigt, dass gut und schnell Dokumente digitalisieren kann, um ein problemloses Arbeiten möglich zu machen. Möchte man mehrere Dokumente digitalisieren, kann die Datenerfassung mit einem Multifunktionsgerät, auch mit Dokumenteneinzug, lange dauern. Auch, wenn reine Dokumentenscanner eher teuer sind, machen erst sie ein wirklich papierloses Büro möglich, da bei Multifunktionsgeräten schlicht der Ablauf verlangsamt würde. Ein weiterer Aspekt ist außerdem die Dateigröße der digitalisierten Dokumente, denn in der Regel sind diese bei Multifunktionsgeräten viel größer als bei Scangeräten. Auf Dauer ist ein tägliches Einscannen viel zu umfangreich und die Speicherkapazitäten sind schnell ausgeschöpft.

Dokumente richtig archivieren

Bei einer umfangreichen Datenerfassung über einen längeren Zeitraum hinweg ist es wichtig, Dokumente so abzulegen, dass sie auch im Nachhinein noch zu finden sind. Besonders im Betriebswesen ist es gesetzlich vorgeschrieben, wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen. Dies gilt nicht nur für Papierdokumente, sondern auch für die digitale Datenerfassung. So gehört neben vernünftigen Ordnern auch eine einheitliche, schematische Benennung der Dateien dazu. Am besten eignen sich Dateibenennungen nach folgenden Kriterien:

  • einfach
  • stichpunktartig, keine abstrakten Abkürzungen
  • vorausschauend und auch in Zukunft noch verständlich

Um Unterlagen im Archiv am besten finden zu können, benennen Sie Ihre Dokumente am einfachsten nach dem Schema „Jahr-Monat-Tag-Beschreibung“. Dadurch, dass das Datum verkehrtherum aufgeschrieben wird, lassen sich Dateien durch das Sortieren nach Dateiname ganz einfach ordnen und einsehen. Bei der Benennung der Dokumente gilt das Datum, welches auf dem Dokument steht und nicht das des Tages, an dem eingescannt wird. Außerdem wichtig bei der Archivierung von Dateien ist es, die Monate zweistellig zu schreiben. Ein Beispiel für den Juli: „07“ und nicht „7“. Auch diese Schreibart vereinfacht das sortieren und finden.

Ob man bei der digitalen Datenerfassung und Archivierung den Tag in dem Dateinamen angibt, ist optional. Kommen Rechnungen regelmäßig, wie beispielsweise die Telefonrechnung, reicht es in der Regel, nur den Monat anzugeben.

Scanner Empfehlung

Für den privaten Gebrauch, aber auch für das Büro, können wir Ihnen den Scanner von Canon empfehlen. Sie finden diesen hier auf Amazon.

Das Fazit zum Dokumente digitalisieren

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Scannt man Dokumente nur selten, reicht ein Multifunktionsgerät aus, für den Gebrauch im Büro sind solche aber zu langsam und bieten zu wenig Scan-Optionen. Auch, wenn ein reines Scangerät teuer ist, lohnt es sich. Durch die digitale Datenerfassung sparen Sie Ablagematerial, dementsprechend auch Platz für die Ablage (was ggf. Quadratmeter im Büro einspart) und außerdem viel Zeit beim Suchen und Versenden bestimmter Dokumente.

Damit das digitale Archivieren die Arbeit erleichtert, ist eine schematische Dateibenennung unumgänglich. Dadurch lassen sich Dokumente einfach, schnell und unkompliziert ablegen und wiederfinden. Wichtig ist auch, die Dateien für andere verständlich zu archivieren, da es in der Betriebsführung gesetzliche Vorschriften zu der Transparenz gibt.

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