Kuvertieren

Je größer der Umfang an Schriftverkehr ist, desto umfangreicher fällt der Zeitaufwand für den Versand in einem Unternehmen aus. Mit der Verlagerung dieser Aufgaben in Form vom Kuvertieren an einen Dienstleister sparen Sie Zeit. Dort kommt es in der Regel zum maschinellen Kuvertieren vom Mailing, Briefen, Katalogen und Broschüren. Gerade das Mailing stellt einen Klassiker im Direktmarketing dar. Außerdem lässt sich der Versand von Rechnungen, Einladungen und vielen anderen Schriftstücken dank der externen Kuvertierung vereinfachen.

Der Vorgang des Kuvertierens

Zunächst kommt es zur Übermittlung der Daten, damit es zur Aufbereitung der Briefe für das Kuvertieren kommt. Schließlich soll es zu einer intelligenten Kuvertierung kommen. Maschinell erfolgt der Arbeitsprozess vom Kuvertieren unter Verwendung von Kuvertiersystemen und einer Kuvertiermaschine. Eine hohe Bedeutung kommt in dem Zusammenhang den etwas größeren maschinentauglichen Briefumschlägen zu, die nassklebend ausgearbeitet sind. Automatisch erfolgt das Einziehen und die Öffnung der speziellen Umschläge. Für die gegebenenfalls auf mehreren Zuführstationen befindlichen Bestandteile kommt ebenfalls zu einem Einzug und zum Sammeln. Im Anschluss daran erhalten alle Bestandteile von einem Mailing durch Falzen die erforderliche Größe. Nach dem Einschieben in die Kuvertierhülle stellt das Anfeuchten der Gummierung den nächsten Arbeitsschritt dar. Der Weitertransport, das automatische Schließen sowie Verkleben runden die Kuvertierung ab. Damit es zum Versand nach dem Frankieren kommt, erfolgt die Aufbewahrung in den Postboxen, für die es im Anschluss daran zu einer Übergabe an den gewünschten Zustelldienst kommt.

Die Verwendung vom Kuvertiersystem

In diesem Fall handelt es sich um für das Kuvertieren von Briefumschlägen zuständige Maschinen. Eine Steuerung der Kuvertiermaschine erfolgt über Steuerzeichen in Form von OMR-Codes, DataMatrix Codes oder Barcodes. Zu finden sind diese im Normalfall dort, wo sich die Abheftlochung befindet. Ebenfalls gibt es ohne OMR-Lesung arbeitende Systeme in unterschiedlichsten Größen. Zur Verwendung gelangen diese Maschinen in der Regel bei der Arbeit von IT-Dienstleistern, Energieversorgen und Banken. Ferner konzentrieren sich Telekommunikationsunternehmen sowie Versicherungen im Hinblick auf Briefe auf die Arbeit mit dem Kuvertiersystem. Ferner gibt es Mailrooms und Lettershops, die für das Drucken und das Kuvertieren zuständig sind. Diese Arbeit übernehmen sie von Unternehmen und versenden deren Unterlagen. Mittlerweile hat es eines der Kuvertiergeräte inzwischen in das Guiness-Buch der Rekorde geschafft. In der Stunde bewältigt die Anlage 26.000 Kuvertierungen. Dies bedeutet wiederum das Kuvertieren von sieben Umschlägen in der Sekunde. Im Vergleich dazu ist in einer Stunde von Hand die Kuvertierung von ungefähr 100 Umschlägen realisierbar. Je erfahrener ein Kuvertierer ist, desto leichter lassen sich 500 Kuvertiervorgänge n der Stunde durchführen.

Die Dauer des Kuvertierens und der Umfang

Es kommt auf den Umfang der Teile an, die ein Mailing hat. Viele Aufträge lassen sich innerhalb von einem bis zwei Tage realisieren. Mitunter kann je Umschlag eine Befüllung von maximal fünf Teilen erfolgen. Um die richtige Anzahl der Unterlagen für einen Umschlag zu erreichen, sind viele Kuvertiertechniken mit Kontrollen ausgestattet. So kann es zum Stoppen der Maschine und zum Auswurf vom Umschlag für eine Kontrolle kommen. Möglich ist diese Anwendung bei maschinellen Kuvertierungen in der Regel bei einer geringen Anzahl. Daher sparen kleinere, mittlere oder größere Unternehmen mit einer Kuvertierung in unserem Haus viel Zeit.

Die Kundenkontakte ausbauen

Mit einem Mailing besteht die Möglichkeit, den Kontakt zum Kunden auszubauen. Möglich ist dies durch die Integration einer Perforation an einem Mailing, so dass es zum Abtrennen von Inhalten kommt. Ein Beispiel stellt die Postkarte dar, die als Rückantwort bei einem Mailing vorbereitet ist. Es handelt sich für Kunden um die bequemsten Möglichkeiten der Reaktion. In diesem Zusammenhang fällt die Fantasie fast grenzenlos aus.

Informationen und Vorzüge vom Mailing

Mittlerweile hat das Mailing in Verbindung mit dem Kuvertieren an Attraktivität gewonnen, da dieses nicht im Spamfilter landet. Diese Massenpostsendung punktet mit den Varianten vom adressierten Mailing, vom teiladressierten Mailing sowie vom unadressierten Mailing. Zu den weiteren Vorzügen gehört die Erhöhung der Responserate, die damit bei einer E-Mail wesentlich geringer ausfällt. Außerdem fällt der Preis von einem Mailing für Sie günstiger aus als das Aufbauen von persönlichen Werbekontakten. Ferner gestaltet sich der Kontakt zu den Zielpersonen persönlicher und direkter. Gleichzeitig liegt beim Mailing die Möglichkeit der Personalisierung vor. Außerdem kann die Versendung von einem Mailing für Unternehmen der unterschiedlichsten Größe erfolgen.

Die Nachteile vom Mailing

Es entstehen Ihnen beim Kuvertieren im Hinblick auf Druck und Porto hohe Gesamtkosten. Außerdem wird die Nutzung von Adressdaten verstärkt durch den zunehmenden Datenschutz erschwert. Grundlage dafür stellt das Bundesdatenschutzgesetz dar. Des Weiteren steigt die Menge an Papiermüll an, die einem erhöhten Bewusstsein für die Umwelt beim Adressaten gegenüber steht. Ferner fallen je nach Mailingumfang Kosten für einen fehlenden Adressbestand an. Ein Kauf kann bei Adressbrokern erfolgen.

Vier große Vorteile

Zum einen kommt es zu einer Ersparnis von Kosten. In Abhängigkeit vom Gesamtauftrag bedeutet dies, dass Sie teilweise über 60 Prozent der Kosten einsparen. Dies führt außerdem zu einer Optimierung bei den Portokosten. Gleichzeitig profitieren Sie von der perfekt abgestimmten Arbeit von modernen Maschinen. Ein weiterer Vorteil ist im Zeitgewinn zu sehen. Bis heute gilt der Spruch, dass Zeit Geld ist. Sie haben infolge der Kuvertierung durch unser Haus mehr Zeit, um sich Ihrem Kerngeschäft zu widmen. Außerdem kommt es zu einer schnelleren Zustellung der Unterlagen bei den Empfängern der Sendung. Dies führt zu einer wesentlich früheren Antwort auf Ihr Mailing. Der Qualität kommt eine große Bedeutung zu, weshalb sich das Nachdenken über den Versand in Form von Drucken mit Offsetqualität lohnt. Diese Drucke zeichnen sich durch eine brillante Farbwiedergabe aus. Damit Sie optimalste Ergebnisse erhalten, setzen wir auf modernste Kuvertiertechnik. Komplettiert wird die Liste der Vorteile durch die Erfahrung. Im Rahmen der verschiedenen Vorgänge kommt es zum Versand mit dem günstigsten Tarif. Damit der Versand optimal gelingt, liegt nach der Verarbeitung vom Mailing eine postkonforme Verarbeitung vor.

Die Aufgaben unseres Hauses im Überblick

Es kommt zur Bearbeitung von Sendungen, Serienbriefen und Mailings. Im Kurzüberblick bedeutet dies, dass unser Unternehmen die folgenden Aufgaben wahrnimmt:

• Kuvertieren
• Drucken
• Sortieren
• Falzen
• Versand mit Einlegern vorbereiten
• Frankierung
• Versendung

Jetzt steht Ihnen für die wichtigen Aufgaben mehr Zeit zur Verfügung. Wir kuvertieren Sendungen und Mailings für Sie und erledigen alle weiteren Aufgaben wie das Frankieren für unsere Kunden. Sie haben Zeit für alle wichtigen Entscheidungsprozesse und erreichen mögliche neue Kunden schneller.